Confidentialité

Patrimoine Dundee inc. et ses divisions (« Patrimoine Dundee ») tiennent à faire bénéficier les épargnants des normes de services les plus élevées qui soient. À cet effet, nous nous efforçons de protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. Nos pratiques de traitement des renseignements personnels sont conformes aux lois applicables en matière de confidentialité.

Voici une description de notre politique de confidentialité quant à la compilation, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels que vous nous fournissez ou que nous obtenons auprès d’autres sources. Pour des raisons de commodité, notre politique de confidentialité vous est présentée sous forme de « question-réponse ».

Que sont les renseignements personnels et pourquoi en avons-nous besoin?
Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?
Où sont conservés vos renseignements personnels?
Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés?
De quels droits disposez-vous en matière de confidentialité?

1. Que sont les renseignements personnels et pourquoi en avons-nous besoin?

Les renseignements personnels servent à vous identifier. Ils comprennent des renseignements comme votre âge, votre état civil, votre historique professionnel, votre numéro d’assurance sociale, votre dossier de crédit, votre adresse postale, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone personnels.

Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d’établir une relation avec vous et de vous fournir le meilleur service possible. Votre signature, votre dossier financier, votre situation financière du moment, votre numéro d’assurance sociale, votre âge et d’autres renseignements semblables nous permettent :

d’établir votre identité;
d’évaluer votre admissibilité à nos produits et services de placement;
de continuer à vous offrir une gamme complète de produits et services adaptée à vos besoins.

Par ailleurs, nous avons besoin de vos renseignements personnels afin de remplir les obligations réglementaires et contractuelles liées aux produits et services qui vous sont fournis.

2. Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?

Nous recevons vos renseignements personnels de vous ou de votre représentant (avec votre consentement). Nous pouvons aussi les obtenir, toujours avec votre consentement, auprès d’autres sources comme les membres de notre groupe ou d’autres institutions financières.

3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

vous identifier;
nous assurer que nos dossiers ne contiennent pas d’erreur;
établir et administrer votre compte;
exécuter vos opérations;
maintenir, conserver, enregistrer et déterminer les avoirs détenus dans votre compte et vos enregistrements d’opérations;
vérifier au besoin les renseignements fournis antérieurement;
vous fournir des états financiers, des reçus d’impôt, des envois postaux relatifs aux procurations, des confirmations d’opération et d’autres documents pouvant
être requis relativement à votre compte;
mettre au point et offrir de nouveaux produits et services qui vous intéresseront;
remplir des exigences réglementaires et juridiques.

4. Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne vendons ni ne distribuons à personne les renseignements personnels de nos clients. La confidentialité de ces renseignements constitue l’un de nos principes fondamentaux. Il est toutefois possible que nous les partagions avec autrui hors du cadre de Patrimoine Dundee uniquement dans certaines circonstances, dont les suivantes :

Tiers fournisseurs de services. Nous utilisons des tiers fournisseurs de services pour la prestation de services en notre nom. Nous ne leur fournissons que les renseignements dont ils ont besoin pour la prestation de services particuliers, dont le traitement de données, l’établissement de relevés et leur envoi à la clientèle, le stockage de documents et l’imagerie. Il leur est interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins que la prestation des services pour lesquels nous les avons engagés et de les divulguer à autrui.
Votre conseiller financier. Nous partageons vos renseignements personnels avec votre conseiller financier et le courtier auprès duquel celui-ci est enregistré. Il est possible que nous devions contacter des institutions financières ou des sociétés de fonds communs de placement afin de réunir tous les renseignements dont nous avons besoin pour la prestation des services liés à votre compte.
Conformité aux exigences de la loi. Patrimoine Dundee est forcée de divulguer des renseignements personnels conformément à des lois, des règlements, des ordonnances de tribunaux, des assignations, des demandes valides, des mandats de perquisition ou d’autres demandes ou enquêtes juridiquement valides. Nous pouvons aussi divulguer des renseignements à nos comptables, vérificateurs, mandataires ou avocats relativement à l’exécution ou à la protection de nos droits légaux.
Restructuration de l’entreprise. Notre croissance est continue et il est possible que nous procédions ultérieurement à une restructuration ou à une rationalisation de nos activités. Comme notre entreprise est fondée sur les relations que nous entretenons avec nos clients, il se peut que nous divulguions des renseignements personnels à des tiers relativement à un regroupement d’entreprises, à une restructuration, à un transfert ou au financement d’une partie de nos activités. Il est interdit à ces tiers de divulguer ces renseignements.

5. Où sont conservés vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont conservés sur soutien électronique, microfilm ou papier aux bureaux de Patrimoine Dundee, de membres de son groupe ou de tiers fournisseurs de services. Ils peuvent aussi être gardés dans des installations d’entreposage extérieures sûres.

6. Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés?

Des politiques, procédures, directives et mesures de protection ont été mises en œuvre pour assurer la protection de vos renseignements personnels. Nos employés et fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels pour vous fournir les services demandés. Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ne seront utilisés qu’aux fins d’identification et ils seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la prestation d’un service ou aussi longtemps que la loi l’exige.

Nous considérons la confidentialité des renseignements personnels comme un élément fondamental de nos activités. Aussi, notre code de déontologie nécessite que tous les employés de Patrimoine Dundee protègent la confidentialité des renseignements personnels des clients. Chaque année, nos employés reçoivent un exemplaire courant de notre code de déontologie et ils sont tenus d’attester par écrit qu’ils s’y conformeront.

7. De quels droits disposez-vous en matière de confidentialité?

Sur demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels. De plus, nous pouvons vous remettre une liste des tiers auxquels ces renseignements sont divulgués. Si vous désirez modifier vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande n’importe quand. Veuillez noter que nous ne pouvons modifier que les renseignements personnels se rapportant aux fins précisées. Il peut arriver que nous ne puissions vous donner accès à certains renseignements, notamment s’il s’agit de renseignements : i) faisant référence à d’autres personnes; ii) contenant de l’information exclusive et confidentielle de Patrimoine Dundee ou de membres de son groupe; iii) ayant été détruits ou qui coûteraient trop cher à retracer.

Vous pouvez à tout moment retirer le consentement donné quant à l’utilisation de vos renseignements personnels en contactant Patrimoine Dundee, sous réserve d’un préavis raisonnable. Des obligations juridiques ou autres peuvent vous empêcher de retirer ce consentement et votre décision de le retirer peut restreindre la gamme des produits et services que nous pouvons vous offrir.